Zakłady produkcyjne, czy może ogólnie zakłady pracy kiedyś a dziś to zupełnie inne przedsiębiorstwa. Działają nie tylko w innych realiach i innej rzeczywistości gospodarczej, ale nawet podlegają innemu prawu podatkowemu i wymagają od pracowników innych umiejętności. Zmienia się także sposób działania takich firm i narzędzia, jakie są wykorzystywane do tego, aby firma poprawnie funkcjonowała. W związku z tym, nawet jeśli pewne wymagania, na przykład prawne pozostały, to sposób ich realizacji jest zupełnie inny. Tak chociażby jest z rejestrowaniem czasu pracy pracowników. Czym aktualnie charakteryzuje się takie rejestrowanie i jakie elektroniczne jego formy obecnie mamy? Dziś spróbujemy odpowiedzieć na to pytanie!
Rejestrowanie czasu pracy – dlaczego jest potrzebne?
Pytanie dotyczące tego czy rejestrowanie czasu pracy jest w ogóle potrzebne, może pojawić się w głowach wielu osób. Jednak zanim zajmiemy się tym tematem trzeba jasno ustalić to, że prowadzenie takiego rejestru jest obowiązkiem, a nie mniej lub bardziej praktyczną opcją. Zgodnie z przepisami prawa pracy dosłownie każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr czasu pracy zatrudnionych w swoim przedsiębiorstwie pracowników. Warto także zaznaczyć, że taki wymóg dotyczy zarówno małych, być może rodzinnych firm, jak i wielkich molochów korporacyjnych. Nieistotna jest także liczba zatrudnionych pracowników czy rodzaj zawartej z nimi umowy o pracę. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, każdy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną przez niego pracą.
Zatem, z jednej strony pracodawca – czy chce, czy nie – musi taką ewidencję czasu pracy prowadzić. Jednak są tego pewne dodatkowe korzyści, o których przepisy nie wspominają. Szczególnie uwidaczniają się one właśnie podczas elektronicznej metody rejestru czasu pracy. Jedną z takich korzyści jest kontrola nad pracownikami, czyli między innymi weryfikacja tego czy się spóźniają do pracy czy też nie. Często daje to także możliwość dokładnego sprawdzenia kto w danym dniu, a nawet godzinie, był w zakładzie pracy lub wręcz w jego konkretnym miejscu. Takie profesjonalne systemy utrudniają też dostęp osób niepowołanych do hal produkcyjnych, biur czy jeszcze innych miejsc, gdzie wstęp powinni mieć jedynie pracownicy danej firmy. Widać więc, że ewidencja czasu pracy, a w szczególności ta elektroniczna, niesie ze sobą sporo korzyści i informacji, które w konkretnych sytuacjach mogą być wręcz nieocenione.
Rodzaje elektronicznych metod rejestrowania czasu pracy
Przejdźmy teraz do rodzajów elektronicznych metod rejestrowania czasu pracy. Kiedyś sytuacja była prosta o tyle, że nie było wielu opcji do wyboru w tym temacie. Pracodawca prowadził listę obecności, która w formie papierowej była podpisywana przez każdego pracownika. Lista taka była przeważnie przygotowywana przez dział kadr na cały miesiąc z góry. Na podstawie podpisów wyliczano czas pracy każdego pracownika oraz ewentualne godziny nadliczbowe przepracowane w danym okresie. Innym sposobem były drukowane lub perforowane karty pracy, a do zbierania z nich potrzebnych informacji służyły specjalne maszyny. Jednak i tak wymagało to prowadzenia wręcz całych archiwów związanych z ewidencją czasu pracy osób zatrudnionych w zakładzie. W końcu nadeszła era komputeryzacji, a dziś powiedzieć możemy, że wręcz informatyzacji – i to bezdotykowej. W związku z tym, obecnie mamy do wyboru wiele nowoczesnych, elektronicznych metod rejestrowania czasu pracy. Jedną z takich metod jest używanie kart zbliżeniowych. Specjalny rejestrator RCP, po przyłożeniu do niego karty, zapisuje każde wejście i wyjście osoby, do której karta ta jest przypisana. Urządzenia takie mogą być podłączone bezpośrednio do komputera, a całe zestawienie można łatwo zapisać na pendrive i wprowadzić do innego systemu komputerowego. Programy takie prowadzą ciągłą ewidencję pracowników na podstawie identyfikatorów, czyli właśnie kart zbliżeniowych lub magnetycznych, które stanowią jednoznaczne określenie pracownika.
Inna metoda rejestrowania czasu pracy to urządzenia RCP pozwalające na rejestrację czasu pracy za pomocą danych biometrycznych, takich jak na przykład odcisk palca. W takiej sytuacji wszelkie wejścia i wyjścia pracowników utrwalane są za pomocą odciśniętego palca. To jedna z najbezpieczniejszych metod, ponieważ gwarantuje ona najwyższe bezpieczeństwo przekazywania, ale także ochrony danych.
Urządzenia RCP, o których wspominamy, czyli czytniki odcisku palca albo karty, często są łączone ze specjalnymi bramkami, które otwierają się dopiero po otrzymaniu odpowiedniego sygnału od urządzenia RCP. To dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo oraz minimalizuje wejście na teren obiektu osoby nieuprawnionej.
Najnowsze metody rejestrowania czasu pracy opierają się na aplikacjach i łączności bezprzewodowej. Działa to na różnych zasadach. Czasem są to skanery kodu QR, które pracownicy mają na swoich telefonach i podobnie jak wspomniane wcześniej rozwiązania, ich zeskanowanie określa moment rozpoczęcia i zakończenia pracy. Inny sposób wykorzystuje specjalne czujniki, które łączą się z aplikacją w telefonie, a ta sama zaczyna od tego momentu mierzyć czas pracy i po jej zakończeniu przesyła informację do specjalnie stworzonego systemu. To bardzo wygodne, ponieważ nie wymaga prowadzenia “papierowych” archiwów, a jedynie ich elektronicznych odpowiedników.
